改善したきっかけ

当社は、自家農場産農産物の販売・宅配を行っております。長年自社専用のオフィスコンピューター(MS-DOSベースのソフトウエア)を使用していましたが、システムの老朽化によりWindowsの汎用販売管理システムを導入しました。

今までは自社の仕事に合わせた(販売管理、配送への品ぞろえ、請求等の帳票)帳票が出力できていましたが、すべてExcelを通じて行うことになりました。慣れない仕事なのもありますが、帳票類も多く２０種類ほどありました。ある程度は取捨選択を行いましたが、それでも手作業で次の作業が出来る帳票にするまで15～30分ほどかけていたものもありました。

改善した方法

Excelのマクロ機能を使って帳票を出力出来るようにした

まずは、可能なものからExcelのマクロを使って省力化を行いました。汎用の販売管理ソフトから出力できるものは売上なら1形式のあらゆる項目が記載されたデータのみです。仕入れ・受注・発注・請求・入金もすべて同様に1形式のデータのみしか出力できないため、それらを各業務に適した形に集計・整形するマクロを作成しました。 試行錯誤を重ねましたが、最終的にはボタン一つで帳票が作成できるマクロを作成できました。

Excelのマクロ機能にPythonを合わせて、複雑なグラフを作成出来るようにした

また、その後複数の出力データから一つの帳票を作成する要望があったため（例えば、必要発注数を出すには在庫データを別に作成しておき、ソフトから入荷時までの発注済み数・受注数を取り出して帳票にするなど）それらはPythonを導入して、Excelのマクロ機能+Pythonで省力化をしました。結果帳票作成の時間が2～3秒で出来るようになり、複雑な手順がないため誰でも出来るようになりました。

評価

思った通りの無人化・省人化ができたが、一部課題が残った

今後の目標

メンテナンスが自身しかできない

最終的には、各種帳票の作成をExcelのマクロ機能にPythonを合わせて作成することが出来るようになりましたが、メンテナンスが作成者(私)しかできないです。

更新は都度行う必要がある

また、汎用ソフトのため毎年更新があるのですが（例えば消費税率の変更等に対応するため）その際に出力データの形式が変わったり、大きな変更があったときにはデータベースの構造そのものが変更された時もありました。 それらの際には、ある程度は作成したExcelのマクロ機能のプログラムとPythonのプログラムを変更する必要があり、めったにないながらもそれが必要になりました。

作成者が何らかの事情でいなくなることを考慮して誰でも対応できるようにしたい

特に前者のメンテナンス要員が作成者しかいないのは問題で、転勤や、転職などをしたときにどうするかがこれからの課題として残ってしまっています。メンテナンスを誰でも対応できるようにするため、変更する際のマニュアルを作って誰でも対応できるようにしたいです。